Правильное зонирование офиса

Семь раз отмерь, один отрежь.

От того, насколько четко организована работа офиса, во многом зависит успешность его работы. Функциональное зонирование помещения офиса – это разделение его на сектора с разными предназначениями.Планирование офисного интерьера, а также выбор мебели самым прямым образом зависят от сферы деятельности компании, ее величины, особенностей рабочих процессов и конфигурации помещения. Последние можно разделить на три типа: открытые, с кабинетно-коридорной системой и комбинированные.

Зонирование офисов «open space», как правило, производится с помощью офисных перегородок (чаще всего мобильных), а также посредством цветового, светового, стилистического разделения пространства. В помещениях с кабинетно-коридорной системой порой достаточно снабдить дверь кабинета табличкой и меблировать соответствующим образом. В смешанных помещениях, где имеются как выделенные кабинеты, так и открытые пространства, можно использовать разные способы.

Традиционно офисное пространство принято делить на следующие зоны:

- Зона ресепшн или приемная зона
- Зона ожидания
- Гардеробная зона
- Рабочие места сотрудников
- Кабинет руководителя (или нескольких руководителей)
- Переговорная зона или зона для совещаний
- Зона для отдыха персонала

Возможны, хотя и не обязательны, разные вспомогательные зоны: серверные, уборные, архивы, складские помещения.

Также существует условное деление офисных зон на front-office и back-office. Front-office (сюда относятся зоны ресепшн, зоны ожидания, холлы, комнаты для переговоров и кабинеты руководителей) выполняет имиджевую и представительскую функцию. Интерьер должен подчеркивать респектабельность компании или организации, говорить об успехе и процветании. Back-office - это помещения, которые используются преимущественно сотрудниками компании, т.е. находятся не на виду. Прежде всего, это рабочие места, зоны отдыха сотрудников, а также вспомогательные помещения. Считалось, что интерьер этих помещений может быть более скромным, поскольку не несет функции по поддержанию имиджа компании. Однако сегодня все больше компаний отказывается от этого деления, справедливо полагая, что качество интерьера back-office не должно уступать по качеству и комфорту front-office, поскольку оно напрямую влияет на психологическое состояние сотрудников, а от их нацеленности на высокие результаты работы во многом зависят успех и процветание компании.

Приемная зона – это первое, куда попадает посетитель и по тому, насколько она «дружественна» и удобна, он судит об отношении компании к своим клиентам или партнерам. Принято оборудовать эту зону стойками ресепшн, за которыми размещаются секретари или сотрудники, ответственные за прием посетителей. Лучше всего располагать ее в непосредственной близости от входа в помещение. Величина площади, отводимой под ресепшн, зависит от того, какое количество посетителей одновременно планируется принимать в помещении. Это важный момент: ожидание в приемной в некомфортных условиях (очередь, теснота) настроит посетителя негативно.

Очень часто возле зоны ресепшн обустраивается зона ожидания, чтобы посетители могли в комфортных условиях подождать приема у нужного им сотрудника. В каких-то случаях она оборудуется мягкой мебелью и журнальным столиком, в других бывает достаточно нескольких стульев или кресел.

Гардеробная зона – очень важная часть офисного пространства, поскольку верхнюю одежду в нашем климате мы носим 8-9 месяцев в году. Сотрудникам не стоит хранить верхнюю одежду на рабочем месте, это придает ему неопрятный вид. Посетителям также следует предложить оставить верхнюю одежду в гардеробе или на вешалках, если планируется, что визит займет больше 5 минут. Лучше всего разделить гардеробную зону для сотрудников и для гостей. Если посетителю предложено оставить свою одежду в гардеробе, то он не должен переживать за сохранность своих личных вещей. Этот момент тоже необходимо продумать при организации гардеробной зоны.

Рабочие места сотрудников обустраиваются согласно нормативам по гигиене труда. Существует множество вариантов и типов организации рабочих мест персонала: от больших залов до отдельных кабинетов. Коллекции мебели для персонала, в которые входят столы, тумбы, шкафы, кресла и стулья, позволяют оборудовать удобные и функциональные рабочие места, где есть все необходимое для плодотворной работы и выполнения производственных задач. Часто разграничение рабочих зон производится в зависимости от функциональной принадлежности работников. Внутри же одного отдела обособление рабочих мест сотрудников может быть условным, например, производиться с помощью настольных экранов. Большой популярностью пользуются модульные системы офисной мебели, в них входят все необходимые для организации рабочего места предметы. При этом такие серии, выполненные в единой стилистике, придают офису аккуратный и современный вид. Очень часто такие серии мебели закупаются централизованно в рамках корпоративного мебельного стандарта, которому отдают предпочтение все больше и больше российских компаний.

При оборудовании рабочих зон важно учесть множество факторов: достаточное освещение, звукоизоляцию, оптимальную температуру и влажность воздуха. Даже вид, который открывается взгляду работника, когда он поднимает глаза поверх компьютера, играет очень существенную роль в успешном и продуктивном производственном процессе.

Кабинет руководителя – это всегда обособленная тем или иным образом зона. После зоны ресепшн – это второе по важности пространство, которое самым прямым образом влияет на имидж компании или организации. Красиво и стильно обставленный кабинет руководителя, имеющий все необходимые атрибуты: удобный большой стол, комфортабельное кресло, брифинг-зону, шкафную композицию и мягкую мебель, расскажет о компании лучше всяких рекламных слоганов и презентаций. Во многих организациях принято выделять не только кабинет высшего руководителя, но и места для топ-менеджеров или руководителей среднего звена. Причем, это может быть как отдельный кабинет с соответствующей табличкой и обстановкой, так и зонирование при помощи стационарных или мобильных перегородок, а также просто стилистическое выделение, где на статус владельца указывает ценовая категория мебели (в первую очередь, кресла). Также в кабинете руководителя часто оборудуется отдельная зона отдыха и приема гостей.

Переговорная зона близка по своему функционалу к зоне для совещаний, однако это могут быть и две разные зоны в рамках одного офиса. Переговорная (совещательная) зона может быть оборудована отдельно или в кабинете руководителя. В любом случае ее обстановку составляют стол и кресла или стулья. Конфигурация и расположение переговорной зоны выбираются исходя из специфики работы компании.

Зона для отдыха и приема пищи персонала – это не обязательная, но важная часть офиса, поскольку современный ритм жизни требует достаточно динамичного и насыщенного рабочего графика. Избежать переутомления в течение рабочего дня или комфортно провести время обеденного перерыва помогают зоны отдыха и приема пищи. Это пространство может включать в себя не только мягкую мебель и журнальный столик. В компаниях, заботящихся о здоровой и конструктивной атмосфере в коллективе, принято оборудовать мини-кухни или столовые зоны, где сотрудники могли бы устроить перерыв на обед или кратковременные перерывы в течение рабочего дня.